Derfor kan det billigste tilbud ende med at blive det dyreste
Når virksomheder indhenter tilbud på kaffe til kontoret, er kopprisen ofte et af de første tal, der bliver sammenlignet. Det giver god mening. En lav koppris ser attraktiv ud på papiret og kan få en kaffeløsning til at virke markant billigere end alternativerne.
Men kopprisen fortæller ikke hele historien.
Faktisk oplever mange virksomheder, at den reelle pris bliver højere end forventet, når kaffemaskinen først er installeret. Årsagen er, at koppriser kan beregnes på mange forskellige måder, og to tilbud med samme eller næsten samme koppris kan dække over vidt forskellige forudsætninger.
I denne artikel gennemgår vi, hvad en koppris egentlig er, hvad den bør indeholde, og hvilke spørgsmål du bør stille, før du vælger kaffeleverandør.
Ikke tid til at læse hele artiklen?
Hvad er en koppris?
Kopprisen er den samlede pris for ingredienserne til én kop kaffe. Den bruges ofte til at sammenligne forskellige kaffeløsninger, fordi den giver et bedre billede af de løbende omkostninger end prisen på kaffemaskinen alene.
Men en koppris er kun relevant, hvis du ved, hvad der ligger bag beregningen.
En lav koppris kan være et udtryk for en effektiv løsning med gode indkøbsaftaler. Den kan også skyldes, at tilbuddet er beregnet på en mindre mængde kaffe, en mindre kopstørrelse eller uden ingredienser som mælk og kakao.
Derfor bør du aldrig sammenligne koppriser uden samtidig at undersøge forudsætningerne.
Den største faldgrube: Hvor meget kaffe er der i koppen?
Forestil dig, at du modtager to tilbud:
- Leverandør A tilbyder en koppris på 1,40 kr.
- Leverandør B tilbyder en koppris på 1,65 kr.
Ved første øjekast ser Leverandør A billigst ud.
Men hvis Leverandør A har beregnet prisen ud fra 6 gram kaffe pr. kop, mens Leverandør B har beregnet den ud fra 9 gram, sammenligner du ikke to ens produkter.
Det svarer til at sammenligne kiloprisen på kaffe med prisen på en pose, der indeholder 30 % mindre kaffe.
Resultatet bliver ofte, at kaffemaskinen efter installation bliver justeret til en stærkere og mere velsmagende kaffe. Når doseringen øges, stiger kopprisen tilsvarende.
Det betyder, at den pris, der så attraktiv ud i tilbuddet, ikke længere er den pris, virksomheden faktisk betaler.
Derfor bør du altid spørge:
- Hvor mange gram kaffe er kopprisen beregnet ud fra?
- Hvor stor er den kop, der indgår i beregningen?
- Er tilbuddet baseret på den samme opskrift, som maskinen installeres med?
- Er kopprisen beregnet på den kaffe, medarbejderne rent faktisk ønsker at drikke?
Hos Cafeu beregnes standardkoppen ud fra:
- 150 ml kaffe
- 9 gram kaffe pr. kop
- De faktiske opskrifter, som anvendes hos kunden
Det betyder, at den pris du får oplyst, er baseret på den kaffe, du faktisk kommer til at servere.
Kan du smage den kaffe, du får tilbud på?
En af de sikreste måder at gennemskue en koppris på er ganske enkelt at smage produktet.
Hvis en leverandør oplyser en bestemt koppris, bør det være muligt at smage præcis den kaffeopskrift, som beregningen er baseret på.
Det er nemlig smagen, medarbejderne møder hver dag. Ikke tallet på tilbuddet.
Hos Cafeu kan virksomheder smage den præcise kaffeopskrift, der ligger til grund for tilbuddet. Hvis I ønsker stærkere kaffe, større kopper eller andre opskrifter, beregner vi den reelle pris, inden aftalen underskrives.
Dermed ved I på forhånd, hvad løsningen koster i praksis.
Er mælk og kakao inkluderet?
Dette er et område, hvor mange virksomheder bliver overraskede.
De fleste moderne arbejdspladser drikker ikke kun sort kaffe. Cappuccino, caffe latte, café au lait, espresso, varm chokolade og caffe mocha er blevet en naturlig del af hverdagen på kontoret.
Alligevel er det ikke alle leverandører, der inkluderer mælk og kakao i deres koppriser.
Konsekvensen kan være, at virksomheden betaler ekstra, hver gang medarbejderne vælger en mælkebaseret kaffedrik eller en kop varm chokolade.
Det giver især udfordringer på arbejdspladser, hvor mange foretrækker specialkaffe frem for almindelig sort kaffe.
Spørg derfor altid:
- Indeholder kopprisen mælk?
- Indeholder kopprisen kakao?
- Tæller cappuccino som én kop eller flere kopper?
- Udløser caffe latte ekstra omkostninger?
- Hvad koster varm chokolade reelt?
Hos Cafeu tæller alle drikke som én kop.
Det betyder, at:
- Cappuccino tæller som én kop
- Caffe latte tæller som én kop
- Caffe mocha tæller som én kop
- Varm chokolade tæller som én kop
- Espresso og dobbelt espresso tæller som én kop
Der kommer altså ikke skjulte tillæg, fordi medarbejderne vælger andet end almindelig kaffe.
Husk at undersøge leveringsomkostningerne
En anden omkostning, som ofte overses, er fragt og ordrehåndtering.
Nogle leverandører tilbyder en attraktiv koppris, men fakturerer efterfølgende gebyrer for leverancer, administration eller håndtering af ordrer.
Hvis virksomheden modtager kaffe flere gange om året, kan disse omkostninger hurtigt vokse.
Derfor bør du undersøge:
- Er fragt inkluderet?
- Kommer der leveringsgebyrer?
- Er der ordrehåndteringsomkostninger?
- Er alle forbrugsvarer medregnet?
Hos Cafeu er fragt og ordrehåndtering inkluderet i kopprisen. Du modtager derfor ikke ekstraregninger, når kaffen leveres.
Bør serviceaftalen være inkluderet i eller holdes adskilt fra kopprisen?
Mange virksomheder fokuserer på kopprisen, men glemmer at se på sammenhængen mellem koppris og serviceaftale.
Hos nogle leverandører er serviceudgifterne helt eller delvist indbygget i kopprisen. Det kan umiddelbart virke enkelt, men modellen har en vigtig ulempe.
Når forbruget stiger, stiger serviceomkostningen også.
Hvis virksomheden eksempelvis brygger 100 kopper ekstra i en travl måned, betaler den ikke kun for den ekstra kaffe. Den betaler også mere til service, selvom servicens omfang ikke nødvendigvis ændrer sig.
Hos Cafeu er kopprisen og serviceaftalen adskilt.
Det betyder:
- Fast månedlig servicepris
- Samme serviceomkostning i travle og stille perioder
- Fuld gennemsigtighed i økonomien
- Du betaler kun ekstra, når du faktisk drikker mere kaffe
For mange virksomheder giver det en mere retfærdig og forudsigelig økonomi.
Sådan sammenligner du kaffetilbud korrekt
Når du indhenter tilbud på kaffe til virksomheden, bør du altid sammenligne følgende punkter:
→ Hvor mange gram kaffe er der beregnet pr. kop?
→ Hvilken kopstørrelse er prisen baseret på?
→ Er opskriften den samme som på den maskine, der installeres?
→ Er fragt og ordrehåndtering inkluderet?
→ Hvad koster cappuccino, kakao og caffe latte reelt?
→ Er serviceaftalen adskilt fra kopprisen?
→ Kan du smage den kaffe, som tilbuddet er beregnet på?
Jo flere af disse spørgsmål du får besvaret, desto lettere bliver det at sammenligne tilbud på et retvisende grundlag.
Cafeus anbefaling
Den bedste koppris er ikke nødvendigvis den laveste koppris.
Den bedste koppris er den, der afspejler virkeligheden.
Når du sammenligner kaffeløsninger, bør du derfor sikre dig, at prisen er beregnet på den kaffe, medarbejderne rent faktisk ønsker at drikke, og at alle relevante omkostninger er medregnet.
Hos Cafeu tror vi på gennemsigtighed. Derfor beregner vi koppriser ud fra reelle kaffeopskrifter med 9 gram kaffe pr. kop, inkluderer mælk, kakao, fragt og ordrehåndtering og giver virksomheder mulighed for at smage den præcise løsning, de får tilbudt.
På den måde ved du, hvad du betaler for, før du skriver under. Og vigtigst af alt: Du ved, hvordan kaffen smager.
